La présente procédure applicable à la protection des renseignements personnels a pour objectif d’énoncer les politiques, procédures et mesures que prend l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public et ses filiales d’exploitation en propriété exclusive concernées
(« Investissements PSP ») à l’égard de la cueillette, de l’usage, de la communication, de la protection et du traitement des renseignements personnels afin de se conformer aux obligations qui lui incombent en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des règlements adoptés en vertu de cette loi fédérale, et des politiques, directives et lignes directrices applicables du Secrétariat du Conseil du Trésor (le « Conseil du Trésor »), que celui ci publie dans le cadre de son mandat en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

1. Cueillette de renseignements personnels
   1. Investissements PSP ne recueille des renseignements personnels que s’ils ont un lien direct avec l’activité d’Investissements PSP, et ce, dans le cadre de sa mission et de ses pouvoirs énoncés dans la Loi sur l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public et d’autres lois applicables. Investissements PSP recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exécution des programmes et des activités autorisés.
   2. Sous réserve d’un nombre limité d’exceptions prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et dans la mesure où cela est possible, Investissements PSP recueille les renseignements personnels destinés à des fins administratives directement auprès de la personne visée par tels renseignements, à moins d’être autrement autorisée par telle personne ou que la communication des renseignements personnels à Investissements PSP par une autre institution fédérale soit autorisée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
   3. Investissements PSP informera la personne auprès de qui elle recueille des renseignements personnels de ce qui suit :
      • le but de la cueillette de renseignements;
      • le pouvoir en vertu duquel la cueillette de renseignements est effectuée, et si la communication de tels renseignements est volontaire ou requise par  la loi;
      • tout usage ou toute communication qui est compatible avec l’objectif initial;
      • tout usage ou toute communication qui n’est pas lié à l’objectif initial;
      • les conséquences légales ou administratives pouvant découler du refus de communiquer les renseignements; et
      • qu’en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la personne a le droit d’accéder aux renseignements personnels, de corriger et de protéger tels renseignements.
2. Conservation et retrait des renseignements personnels
   1. Les renseignements utilisés par Investissements PSP à des fins administratives seront conservés pendant au moins deux ans après leur dernier usage à telles fins, à moins que la personne concernée ne consente à leur retrait. Lorsqu’une demande d’accès à des renseignements personnels a été reçue, les renseignements personnels visés par telle demande seront conservés jusqu’à ce que le requérant ait eu la possibilité d’exercer tous ses droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Loi sur l’accès à l’information.
   2. Investissements PSP retirera les renseignements personnels sous son contrôle conformément aux règlements adoptés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à toute directive ou ligne directrice publiée par le Conseil du Trésor relativement au retrait de tels renseignements. Investissements PSP tiendra également compte des dispositions de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada lorsqu’elle retire des documents contenant des renseignements personnels.
3. Exactitude des renseignements personnels
   
   Investissements PSP prendra toutes les mesures raisonnables afin de s’assurer que les renseignements personnels qu’elle utilise à des fins administratives sont aussi exacts, à jour et complets que possible.
4. Usage et communication des renseignements personnels
   1. À moins que la personne visée par les renseignements personnels y consente, Investissements PSP ne peut utiliser des renseignements personnels sous son contrôle, sauf pour les fins auxquelles tels renseignements personnels ont été recueillis ou compilés par Investissements PSP, aux fins d’un usage compatible avec telles fins, ou pour une fin en vertu de laquelle les renseignements peuvent être communiqués conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La présente restriction ne s’applique pas à la communication de renseignements à un organisme d’enquête en vue de faire respecter la loi ou pour la tenue d’enquêtes en vertu de l’alinéa 8(2) e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
   2. À moins que la personne visée par les renseignements personnels y consente, Investissements PSP ne peut communiquer les renseignements personnels sous son contrôle, sauf pour les fins auxquelles tels renseignements personnels ont été recueillis ou compilés par Investissements PSP, aux fins d’un usage compatible avec telles fins, ou pour une autre fin énumérée et permise en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
5. Sécurité et protection des renseignements personnels
   
   Investissements PSP protège les renseignements personnels sous sa garde ou son contrôle en utilisant des mesures de protection matérielles, organisationnelles et techniques adéquates eu égard à la sensibilité des renseignements. Les mesures de protection protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre un accès, une communication, une reproduction, une utilisation ou une modification non autorisée. Les renseignements personnels plus sensibles sont soumis à une protection plus rigoureuse.
6. Accès aux renseignements personnels
   1. Sous réserve de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du règlement d’application de cette loi et conformément à ceux ci, lorsqu’une personne en fait la demande, Investissements PSP lui communiquera : 1) tout renseignement personnel concernant cette personne contenu dans un fichier de renseignements personnels; et 2) tout autre renseignement personnel sous son contrôle à l’égard duquel une personne est en mesure de fournir des indications suffisamment précises concernant leur localisation pour qu’Investissements PSP puisse raisonnablement les retrouver. Investissements PSP respectera la vie privée des requérants et limitera la communication de renseignements qui pourraient permettre, directement ou indirectement, d’identifier un requérant aux seuls cas où il existe un besoin de connaître tels renseignements, à moins que le requérant consente à telle communication.
   2. Une demande officielle d’accès à des renseignements personnels doit être faite par écrit au dirigeant nommé à cette fin par Investissements PSP ou au Coordonnateur indiqué sur la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels prescrite par le Conseil du Trésor. Cette demande doit identifier chaque fichier de renseignements personnels visé par la demande ou chaque catégorie de renseignements personnels non contenue dans un fichier de renseignements personnels, et fournir des indications suffisamment précises concernant leur localisation pour qu’Investissements PSP puisse raisonnablement les retrouver. Une demande soumise par téléphone ou par courriel ne sera pas réputée avoir été soumise conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le représentant désigné par Investissements PSP ou le Coordonnateur devra considérer s’il est approprié de traiter la demande de façon informelle, auquel cas cette option sera offerte au requérant, accompagnée d’une explication à l’effet que seules les demandes officielles sont assujetties aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
   3. Investissements PSP déploiera tous les efforts nécessaires pour effectuer les recherches dans les documents sous son contrôle, afin de repérer et de retrouver les renseignements personnels qui répondent à la demande.
   4. Investissements PSP répondra à la personne dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la demande d’accès officielle, sous réserve d’une prorogation de délai, tel que permis par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et ce, comme suit :
      • en transmettant un avis écrit à la personne, l’informant que la communication totale ou partielle des renseignements demandés est autorisée ou refusée; et
      • si l’accès est autorisé, en donnant accès aux renseignements, en tout ou en partie, à la personne ayant fait la demande, ou
      • si l’accès est refusé, en transmettant un avis écrit 1) indiquant que les renseignements personnels n’existent pas ou 2) la disposition spécifique de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur laquelle le refus est fondé ou la disposition spécifique en vertu de laquelle un refus pourrait raisonnablement être fondé si les renseignements existaient, lequel avis contiendra une mention à l’effet que le requérant a le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada relativement à tel refus.
   5. L’accès aux renseignements personnels sous le contrôle d’Investissements PSP est soumis aux exceptions permissives et obligatoires contenues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Sous la direction du Coordonnateur, tous les renseignements personnels sont examinés, afin d’identifier et d’exclure toute partie de tels renseignement qui n’est pas visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels ou qui doit faire l’objet d’une exception, et de prendre une décision concernant la communication de tout renseignement pouvant faire l’objet d’une exception. Cet examen doit inclure toutes les consultations entre ministères gouvernementaux, tel que prévu dans la politique du Conseil du Trésor. Les exceptions seront indiquées sur le document, à moins que telle indication n’ait pour effet de révéler les renseignements auxquels l’exception s’applique ou de causer le préjudice sur lequel l’exception est fondée.
   6. Avant de donner accès aux renseignements personnels, Investissements PSP demandera au requérant de s’identifier de manière satisfaisante et peut exiger que le requérant se présente en personne aux fins d’identification.
   7. Si l’accès est autorisé, Investissements PSP devra :
      • permettre à la personne de consulter les renseignements, en lui fournissant des locaux acceptables aux fins de telle consultation, et fixer une heure pour la consultation qui convient à la fois à Investissements PSP et à telle personne, ou
      • fournir à la personne une copie des renseignements, et
      • si la personne demande que les renseignements lui soient communiqués dans la langue officielle du Canada qu’elle indique, et que ces renseignements personnels n’existent pas dans cette langue, faire traduire ou interpréter les renseignements pour la personne concernée, si cette mesure est nécessaire pour lui permettre de comprendre les renseignements;
      • si la personne est atteinte d’une déficience sensorielle et demande l’accès sur un support de substitution, fournir les renseignements sur un support de substitution acceptable pour telle personne, si cette mesure est nécessaire pour lui permettre d’exercer son droit d’accès et qu’il est raisonnable de procéder à la conversion des renseignements.
   8. Investissements PSP consultera toutes les instituions appropriées dans tous les cas d’application des articles 21, 22 et 23 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
      
      Investissements PSP fournira, au besoin, de l’assistance aux personnes aux fins de l’exercice de leur droit d’accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
7. Corrections des renseignements personnels et mentions des corrections
   1. Toute personne qui reçoit communication, en vertu de l’article 9 ci dessus, de renseignements personnels qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives, a le droit :
      • de demander la correction des renseignements personnels la concernant qui, selon elle, sont erronés ou incomplets;
      • d’exiger, s’il y a lieu, qu’il soit fait mention des corrections qui ont été demandées mais non effectuées; et
      • d’exiger que toute personne ou tout organisme auquel ces renseignements ont été communiqués pour servir à des fins administratives, dans les deux ans précédant la demande de correction ou de mention des corrections non effectuées, 1) soit avisé de la correction ou de la mention de correction et 2) que l’organisme, s’il s’agit d’une autre institution fédérale, effectue la correction ou ajoute la mention de correction sur toute copie de document contenant tels renseignements sous son contrôle.
   2. Les demandes officielles de correction de renseignements personnels doivent être faites par écrit au dirigeant d’Investissements PSP indiqué dans le formulaire de demande de correction d’un document prescrit par le Conseil du Trésor.
   3. Lorsqu’Investissements PSP effectue une correction suite à une demande, Investissements PSP doit, dans un délai de 30 jours suivant la réception de telle demande :
      • aviser par écrit la personne, que la correction a été effectuée;
      • aviser toute personne ou tout organisme auquel les renseignements ont été communiqués, tel que décrit à l’alinéa (a) ci dessus que la correction a été effectuée;
      • aviser le dirigeant approprié de l’institution concerné de son obligation d’effectuer la correction sur toutes les copies des renseignements personnels sous le contrôle de l’institution, si la personne ou l’organisme auquel les renseignements ont été communiqués, tel que décrit à l’alinéa (a) ci-dessus, est une autre institution fédérale.
   4. Lorsqu’Investissements PSP refuse une demande de correction, en tout ou en partie, dans un délai de 30 jours suivant la réception de telle demande, Investissements PSP doit :
      • joindre une mention de correction aux renseignements personnels indiquant qu’une correction a été demandée, et qu’elle a été refusée en tout ou en partie;
      • aviser la personne (1) que sa demande de correction a été refusée, en totalité ou en partie, et indiquer les motifs de tel refus; (2) que la mention de correction décrite ci-dessus a été ajoutée aux renseignements personnels; et (3) que la personne a le droit, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada;
      • aviser toute personne ou tout organisme à qui les renseignements personnels ont été communiqués, tel que décrit à l’alinéa (a) ci dessus, que la mention exigée a été ajoutée aux renseignements personnels; et
      • aviser le dirigeant approprié de toute institution fédérale à laquelle les renseignements ont été communiqués, tel que décrit à l’alinéa (a) ci dessus, que la mention exigée a été ajoutée aux renseignements personnels et que tel dirigeant est tenu d’ajouter cette mention à toutes les copies des renseignements personnels sous le contrôle de l’institution.